ทำรายงานแบบเทพ ๆ โดยใช้คีย์ลัด Microsoft Word

หลายคนอาจคิดว่าการทำรายงานด้วยโปรแกรม Microsoft Word เป็นเรื่องที่น่าเบื่อ แต่วันนี้ผมมีเทคนิคเจ๋ง ๆ ที่ช่วยในการทำรายงานของคุณ ไม่น่าเบื่ออีกต่อไปครับ

การใส่ Styles ให้กับ Heading

มาเริ่มที่เทคนิคที่ 1 กันเลย คือ การใส่ Styles ให้กับ Heading ซึ่ง Heading คือหัวข้อของข้อความที่เราต้องการ เมื่อเราใส่ Styles ให้กับ Heading แล้ว Word จะรู้ได้ว่าตรงนั้นคือหัวข้อของข้อความที่เราต้องการ และจะมีประโยชน์ในการทำสารบัญต่อไปด้วย

ในการใส่ Heading นั้นเพียงแค่เราเลือกหัวข้อที่เราต้องการกดเลือก Heading Styles ที่เราต้องการ เช่น History เป็นหัวข้อใหญ่ ให้เลือก Heading 1 ครับ หลายคนอาจจะใช้วิธีการนี้ในการทำกับหลาย ๆ Heading

แต่มีวิธีที่ง่ายกว่านั้นเลือก Heading พร้อมกันทุก ๆ Heading โดยการกด Ctrl ค้างไว้ จากนั้น ถ้าเราจะให้มันเป็น Heading 1ก็จะมีคีย์ลัดง่าย ๆ เพียงแค่กด Ctrl + Alt + 1 Heading ที่เราต้องการจะขึ้นอยู่ในแถบ Navigation pane และถ้าสมมติเรามี Heading ที่เป็นหัวข้อย่อยของ Heading 1 เช่นในหัวข้อของ Services ผมมีหัวข้อย่อยอีก 3 หัวข้อ เราก็ทำการเลือกหัวข้อย่อยทั้งหมด จากนั้นเราจะให้มันเป็น Heading 2 เราก็ใช้คีย์ลัด Ctrl + Alt + 2 จากนั้น Heading 2 จะอยู่ภายใต้ Heading 1ดังนี้ครับ

การจัด Paragraph ให้สวยงาม

เทคนิคต่อไปที่ผมจะนำเสนอก็คือการจัด Paragraph ให้สวยงามครับ เราจะเห็นว่า Paragraph นี้ทางด้านขวา ข้อความนั้นจัดเรียงไม่ค่อยสวยงาม ผมมีวิธีที่จะช่วยให้ข้อความนั้น ชิดซ้ายและชิดขวาอย่างสวยงาม โดยการเลือก Paragraph ทั้งหมด แล้วเราก็ Justify มันโดยการกด Ctrl + J

เราจะเห็นได้ว่าทางด้านซ้ายและด้านขวาของ Paragraph มีการจัดเรียงอย่างสวยงามมากขึ้นครับ เมื่อเราจัดข้อความ ให้ชิดทั้งซ้ายและขวาแล้วคำบางคำ เมื่อเราดูในย่อหน้านั้น เราต้องการให้คำ ๆ นั้นอยู่ในบรรทัดเดียวกัน เนื่องจากมันเป็นคำ ๆ เดียวกัน เช่นคำว่า Public Health บางคนอาจจะเลือกวิธีการกด Enter เพื่อให้คำนั้นอยู่ในบรรทัดเดียวกัน

แต่จริง ๆ แล้ววิธีนี้เป็นการขึ้นย่อหน้าใหม่ หรือบางคนอาจจะใช้วิธีการกด Space bar รัว ๆ ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก ผมจะมีวิธีที่ง่ายและสั้น มานำเสนอด้วยการใช้ Shortcut ที่มีชื่อว่า Shift + Enter

การกด Shift + Enter จะทำให้คำ 2 คำนั้นมาอยู่ในบรรทัดเดียวกันโดยที่ไม่ขึ้นย่อหน้าใหม่ แบบนี้ครับ เมื่อเราสังเกตในรายงานของเรา บางหัวข้อมีเนื้อหาข้อความ ที่ล้นออกไปอีกหน้าหนึ่ง และเราต้องการให้หัวข้อนั้นขึ้นหน้าใหม่ บางคนอาจจะเลือกวิธีการกด Enter ซ้ำ ๆ เพื่อให้ข้อความนั้นขึ้นหน้าใหม่ แต่วิธีนี้เป็นวิธีที่ช้า และทำให้เอกสารของเรา มีความคาดเคลื่อนได้

วิธีการที่ถูกต้องในการขึ้นหัวข้อใหม่ ในหน้าใหม่สามารถทำได้โดยการกด Ctrl + Enter เพื่อให้มีการเกิด Page Break ในการขึ้นหน้าใหม่ครับการแบ่ง Section ให้กับเอกสาร

บางหน้าเราต้องการให้เป็นหน้าแนวนอน

มาต่อกันที่การจัดหน้ากระดาษ และการจัดเอกสาร สมมติว่าในรายงานของเรา หน้าบางหน้า เราต้องการให้เป็นหน้าแนวนอนเราสามารถทำได้ โดยการแบ่ง Section ให้กับเอกสาร เช่น มีบางหน้าที่ผมต้องการให้เป็นหน้าแนวนอน

เริ่มจากการที่นำ Cursor ไปวางที่หัวข้อที่ต้องการ จากนั้นเลือก Page Layout กด Break แล้วกด Section Breaks, Next Page ถ้าเราต้องการให้ Section นี้ เป็นหัวข้อที่เป็นหน้าแนวนอน นำ Cursor มาวางไว้ที่หัวข้ออีกหัวข้อหนึ่ง และทำการปิด Section Breaks โดยการกด Break Section Breaks, Next Page อีกครั้งหนึ่งครับ

กลับมาที่หน้าที่เราต้องการให้เป็นหน้าแนวนอนเลือก Orientation แล้วคลิก Landscape หน้าที่เป็นแนวนอนก็จะปรากฏขึ้น ท่ามกลางหน้าที่เป็นแนวตั้งแบบนี้

การใส่เลขหน้า

เทคนิคต่อมาก็คือการใส่เลขหน้า สมมติว่าเราต้องการให้เลขหน้า ปรากฏขึ้นที่หน้าสารบัญ โดยเลขหน้าเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ และเลขหน้า 1 ขึ้นต้นที่หน้าของเนื้อหาเป็นต้นไป เราสามารถทำได้โดยการแบ่ง Section ให้กับส่วนต่าง ๆ ของเอกสาร

ให้นำ Cursor ไปวางที่ต้นกระดาษของหน้าของสารบัญจากนั้นกดแบ่ง Section โดยกด Page Layout Break, Section Breaks, Next Page หลังจากนั้นให้เราทำการแบ่ง Section ของหน้าสารบัญ โดยการวาง Cursor ไว้ตรงส่วนต้นของหน้าเอกสาร

จากนั้นกด Break, Section Breaks, Next Page เมื่อเราทำการแบ่ง Section ของเอกสารแล้ว ให้เราทำการ Insert เลขหน้าโดยการกด Tap Insert, Page Number เลือกเลขหน้าแบบที่ต้องการได้เลย โดยในที่นี้ผมจะเลือกแบบ Bottom of page

และเลือกแบบตรงกลางเมื่อเราดูที่เลขหน้าจะปรากฏขึ้นด้านล่าง โดยหน้าของสารบัญ ต้องการให้เลขหน้าเป็นตัวอักษร เราทำได้โดยการกด Link to Previous เพื่อให้เลขหน้าไม่ Link กับหน้าก่อนหน้า เราคลิกขวาที่เลขหน้า กด Format Page Number และเลือก Number Format เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ โดยให้เริ่มที่ตัว A ในส่วนของเนื้อหา ให้เรากด Link to Previous เพื่อไม่ให้หน้าของเนื้อหา Link กับหน้าก่อนหน้าเช่นกัน จากนั้นให้เราคลิกขวา Format Page Number โดยเลือกเป็น Start at 1 หน้าปก เราก็สามารถลบเลขหน้า ที่เราไม่ต้องการได้เลย และเราก็จะได้เลขหน้าแบบที่เราต้องการ อย่างหน้าสารบัญ เราก็จะได้ว่าเป็นหน้า A แบบที่เราเลือกตอนแรก

การใส่แหล่งอ้างอิงให้กับรูปภาพ

ลำดับต่อมา ก็คือการใส่แหล่งอ้างอิงให้กับรูปภาพรายงานที่ดี รูปภาพทุกรูปต้องมีแหล่งอ้างอิง หรือที่เรียกว่า Caption คลิกที่รูปภาพ จากนั้นเรากด Tap References กด Insert Caption พิมพ์ Caption ของรูปภาพที่เราต้องการได้เลย เลือก OK Caption ก็จะปรากฏที่ใต้ของรูปภาพ

โดยปกติแล้วในรายงานเราจะมีอ้างอิงถึงรูปภาพใน Paragraph เช่น As shown in และตามด้วย Caption ของรูปภาพเราสามารถแทรกได้ โดยการใช้คำสั่ง Cross-reference โดยเราเลือกเป็น figure จากนั้นเลือกรูปภาพที่เราต้องการ กด Insert และ Word ยังสามารถช่วยให้เราใส่ Caption ได้โดยที่เราไม่ต้องเรียงลำดับรูปภาพ

สมมติว่าเราต้องการใส่ Caption ให้กับรูปภาพที่อยู่ก่อนหน้ารูปภาพที่แล้วสามารถทำได้ด้วยวิธีการเดิม Word จะรู้ว่ารูปภาพนี้มาก่อนรูปภาพที่แล้วโดยจะขึ้นให้เป็น Figure 1 และเราสามารถอ้างอิงรูปภาพนี้ได้เช่นเดิม โดยการกด Cross-referenceเลือกรูปภาพที่เราต้องการ แล้วกด Insert

ถ้าเรามาดูที่รูปภาพที่เราอ้างอิงไปครั้งที่แล้วตรงนี้ยังไม่เปลี่ยนเป็น Figure 2 ตามที่รูปภาพที่กำหนด เราสามารถทำได้โดยการ Update Field กด Crtl + A เลือกทั้งหมดทั้งเอกสาร ซึ่งมีคีย์ลัดโดยการกด F9 Caption ที่ปรากฏใน Paragraph ได้อัพเดทเป็น Figure 2 ตาม Caption ของรูปภาพแล้ว ทีนี้เราก็จะไม่ต้องกังวล เกี่ยวกับการใส่ Caption ในรายงาน ที่มีหลาย ๆ รูปแล้วครับ

การทำสารบัญ

สำหรับเทคนิคสุดท้าย ก็คือการทำสารบัญ สารบัญเป็นส่วนช่วยในการให้ผู้อ่าน หาข้อมูลของเอกสารได้ง่ายขึ้น หลาย ๆ คนอาจจะพิมพ์สารบัญด้วยตนเอง โดยการเลือกพิมพ์ Heading ที่เราต้องการ จากนั้นเราก็ทำการพิมพ์จุด ๆ ซึ่งแบบนี้เป็นวิธีที่ช้ามาก ๆ

ผมมีวิธีการทำที่ง่ายกว่านั้นเราจะใช้ประโยชน์จาก Heading ที่เราได้ให้ Styles ไว้แล้ว ในขั้นตอนแรก เพียงแค่เรากดที่ Tap References กด Table of Contents เลือกประเภทของสารบัญที่เราต้องการ เพียงแค่นี้ เราก็จะได้สารบัญ ของเอกสารของเราทั้งหมดแล้วครับ

และยังมีคีย์ลัดเพิ่มเติมที่ช่วยในการจัด Alignment ของข้อความได้ดียิ่งขึ้นครับ คีย์ลัดที่ 1 เป็นการกด Ctrl + R เป็นการชิดขวา คีย์ลัดที่ 2 คือการกด Ctrl + L คือการชิดซ้าย และคีย์ลัดที่ 3 คือการกด Ctrl + E คือการจัดให้ข้อความอยู่ตรงกลาง และเราก็ได้รูปเล่มรายงานที่สวยงามเรียบร้อยแล้ว

และทั้งหมดนี้ก็เป็นเทคนิคของโปรแกรม Microsoft Wordที่ช่วยให้ทุกคนทำรายงานได้ง่ายขึ้นแถมยังดูเรียบร้อยอีกด้วยทุกคนสามารถนำไปฝึกและปรับใช้กันได้นะครับส่วนใครมีเทคนิคเจ๋ง ๆ เพิ่มเติมสามารถ Comment กันได้เลยครับ



อ่านบทความอื่น ๆ
ติดตามเพจ Facebook