เทคนิค Excel ขั้นเทพ พร้อมคีย์ลัด

อีกหนึ่งโปรแกรมที่หลายคนใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลและนำเสนอข้อมูลด้วยรูปแบบต่าง ๆก็คือโปรแกรม Microsoft Excelวันนี้ผมมีเทคนิคการใช้โปรแกรม Microsoft Excel มานำเสนอที่ทำให้ทุกคนใช้งาน Excel ได้ง่ายขึ้นกว่าเดิมครับ

โปรแกรม Microsoft Excel ส่วนใหญ่เราใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลขั้นตอนแรกในการวิเคราะห์ข้อมูลคือการจัดการกับข้อมูลครับ โดยในข้อมูลในที่นี้ชื่อและนามสกุล อยู่ใน Column เดียวกันถ้าหากเราต้องการที่จะแยกชื่อกับนามสกุลขั้นตอนแรกก็คือการสร้าง Column หลังชื่อ-นามสกุลโดยการคลิกขวา กด Insert

จากนั้นเลือก Column ที่เป็นชื่อกับนามสกุลคลิก Data เลือก Text to Columns จากนั้นให้เลือกแบบที่มีตัวขั้น กด Next โดยตัวขั้นในที่นี้ของเรา ก็คือ Space เราก็จะเห็นว่า ชื่อกับนามสกุลแยกกันเรียบร้อยแล้วจากนั้นกด Next อีกครั้งหนึ่งแล้วกด Finish ให้ Column นามสกุล แทนที่ Column ใหม่ที่เราเพิ่งสร้างขึ้น กด OK

จากนั้นเราก็จะได้ชื่อกับนามสกุลแยกกันเรียบร้อยแล้วครับ

ในขั้นต่อไป Scroll หรือคะแนนบางช่องเป็นช่องว่างเราต้องการ Fill ช่องว่างนั้น ด้วยเลข 0 ใน Excel สามารถทำได้

โดยการเลือกลากคลุมช่วงที่เราต้องการจะ Fill ช่องว่างจากนั้นไปที่ Home เลือก Go To Special

เลือกที่เป็น Blank นั่นหมายถึงเรากำลังจะเลือกช่องว่างนะครับกด OK

จากนั้นให้เราทำการ Fill ช่องว่างด้วยเลข 0 โดยกดเลข 0 ถ้าเราต้องการจะ Fill ช่องว่างทั้งหมดด้วยเลข 0 ให้เรากด Ctrl + Enter จากนั้นเลข 0 ก็จะแทนที่ในช่องว่างทั้งหมดเรียบร้อยแล้วครับ

ในกรณีที่เราต้องการดึงข้อความบางส่วนจาก Column ก่อนหน้าและ Column ก่อนหน้านั้นมี Pattern ที่ชัดเจนอย่างเช่นผมต้องการดึงตัวย่อ ซึ่งตัวย่อนั้นอยู่ส่วนเริ่มต้นของชื่อ

โดยเลือก Column ที่เราต้องการใส่ตัวย่อจากนั้นไปที่แถบ Data เลือก Flash Fill หรือกด Ctrl + E จากนั้นเราก็จะได้ตัวย่อทั้งหมดที่เราต้องการแล้ว

โดยในวิธีนี้เราจะต้องตรวจสอบความถูกต้องด้วยนะครับ

ในกรณีที่เรามีตัวเลขและต้องการให้ Excel แสดง Format แบบที่เราต้องการ เช่นในกรณีนี้ ผมมีตัวเลขที่เป็นเบอร์โทรศัพท์ผมสามารถทำได้ โดยการเลือก Column เบอร์โทรศัพท์จากนั้นไปที่แถบ Home ในส่วนของ Number เลือก More Number Formats

กด Custom แล้วก็ใส่ Format ที่เราต้องการ เช่นขึ้นต้นด้วยเลข 00#-###-####

เราก็จะได้ Format แบบที่เราต้องการจากนั้นกด OK Format ที่เรากำหนด ก็จะนำไปใช้กับเบอร์โทรศัพท์ที่เราได้เลือกไว้แล้วครับ

ถ้าหากต้องการจะดึงข้อมูลจาก Worksheet อื่นมาใน Worksheet ปัจจุบันที่เราทำงานอยู่ อย่างเช่นผมต้องการจะดึงข้อมูลอีเมล์โดยที่ผมมี Worksheet ของอีเมล์แล้วก็รหัสพนักงานเรียบร้อยแล้ว ผมสามารถทำได้โดยการใช้คำสั่ง xlookup ซึ่งเป็นคำสั่งของ Excel ใน Office 365

เริ่มต้นโดยพิมพ์ = เพื่อใส่ Function จากนั้นกด xlookup ให้เราเลือกรหัสพนักงานจาก Worksheet ปัจจุบัน

จากนั้นเราต้องการจะหารหัสพนักงานจาก Worksheet ที่เป็นอีเมล์ให้เราทำการเลือก Column รหัสพนักงานจาก Worksheet อีเมล์จากนั้นเราต้องการจะคืนค่าเป็นอีเมล์ให้เราทำการเลือก Column ที่เป็นอีเมล์จากนั้นในกรณีที่ไม่เจอ ผมจะให้เป็น -ค้นหาแบบตรงกับรหัสพนักงานโดยตรง Search โดยใช้ชื่อแรกเป็นลำดับสำคัญ กด Enter เราจะได้อีเมล์ที่ตรงกับรหัสพนักงานแล้ว

ต่อไปเราก็จะนำข้อมูลมาแสดงผลโดยหนึ่งในการแสดงผลที่น่าสนใจของ Office 365 ก็คือการแสดงผลด้วยแผนที่เราสามารถเปลี่ยนชื่อของจังหวัดให้เป็นชื่อของสถานที่ได้ โดยการคลิกที่ Data จากนั้นกดที่ Data Typeที่เป็น Geography

Excel ก็จะเปลี่ยน Data Type ชื่อจังหวัดให้เป็นชื่อจังหวัดที่ตรงกับแผนที่

โดยการใช้ชื่อจังหวัดนี้ในการพล็อตกราฟแผนที่ได้โดยการเลือก Column ที่เป็น Province หรือจังหวัดใช่ไหมครับกับข้อมูลที่เราต้องการจากนั้นกดที่ Insert Maps แล้วเลือกเป็นแผนที่

เราก็จะได้กราฟแผนที่ประเทศไทยตามชื่อจังหวัดที่เรากำหนดเรียบร้อยแล้ว

การแสดงผลที่ทุกคนสามารถทำได้โดยโปรแกรม Excel ก็คือการสร้าง Pivot Table ทุกคนสามารถสร้างได้โดยการคลิก Insert เลือก Pivot Table

จากนั้น Excel จะถามว่าเราต้องการนำข้อมูลนี้มาสร้างเป็น Table ใช่ไหมให้เรากด OK เราก็จะได้หน้าต่าง Worksheet ใหม่โดยเราสามารถเลือกข้อมูลที่เราต้องการนำมาเสนอในรูปแบบของตารางได้ เช่นผมต้องจำนวนสมาชิกในแต่ละแผนก Excel ก็จะแสดงผลคะแนนมาให้ในรูปแบบของ Sum

ซึ่งเราสามารถเปลี่ยนรูปแบบการนำเสนอได้โดยการคลิกที่ Values แล้วก็ Values Setting โดยการเลือกเป็น Average หรือค่าเฉลี่ย

ลำดับต่อไปเราสามารถสร้าง Chart จาก Pivot Table ได้ โดยการไปคลิกที่ Pivot Table Analyze เลือก PivotChart Excel ก็จะแนะนำ Chart มาให้ในที่นี้เป็น Chart ประเภท Column Chart Chart ที่นำมาให้ ก็จะมีความเชื่อมโยงกับ Table ที่เราต้องการ กราฟก็จะเปลี่ยนไปตามข้อมูลของ Pivot Table ที่อยู่ข้าง ๆ โดยเราสามารถเปลี่ยนรูปแบบของ Chart ได้

โดยไปแถบ Design เลือก Change Chart Type จากนั้นเลือก Bar Chart ก็ได้ครับจากนั้นคลิก OK Chart ก็จะเปลี่ยนเป็น Bar Chart แบบที่เราต้องการแล้ว

ในโปรแกรม Microsoft Excel ก็มีคีย์ลัดที่น่าสนใจอย่างเช่นการใช้ AutoSum สมมุติว่าเราต้องการจะหาผลรวมของคะแนนของทั้ง 2 ช่อง เราก็สามารถใช้คีย์ลัดโดยการกด Alt + = โปรแกรม Excel ก็จะรวมผลลัพธ์จากช่องของทางซ้ายให้ถ้าเราต้องการจะใช้กับ Row ที่เหลือก็ให้ทำการลากคลุมทั้งหมดก่อนจากนั้นกด Alt + = เหมือนเดิม Excel ก็จะทำการรวม Scroll 1 กับ Scroll 2 เรียบร้อยแล้ว

อีก 2 คีย์ลัดที่น่าสนใจก็คือการใส่วันที่และเวลาปัจจุบันโดยในการใส่วันที่ปัจจุบันนั้นสามารถทำได้ โดยการกด Ctrl + ; และการใส่เวลาในปัจจุบันสามารถทำได้ โดยการกด Ctrl + Shift + :

และในขั้นตอนสุดท้าย คือการสั่งพิมพ์เอกสารสั่งพิมพ์ได้ โดยการกด Ctrl + P จะเห็นว่าบาง Column ไม่ปรากฎขึ้นในหน้ากระดาษเราสามารถทำได้ โดยการเลือกให้เป็น Fit All Column on One Page และเมื่อเราดูเอกสารหน้า 2 ไม่มี Header ปรากฎขึ้นเราสามารถทำได้โดยการตั้งค่าโดยกลับไปที่เอกสารไปที่เมนู Page Layout เลือก Print Titlesในส่วนของ Print Titles นั้นให้เราทำการเลือก Rows to repeat at top เป็น Row ที่ 1 นะครับ และเพิ่มเติมเราสามารถใส่ Header กับ Footer ได้โดยที่ในที่นี้ ผมจะใส่ Footer เป็นเลขหน้าจากนั้นกด OKและสามารถสั่งพิมพ์ได้โดยกด Crtl + P อีกครั้งหนึ่งจากนั้นก็จะเห็นว่า Header ที่เราได้ตั้งไว้เป็น  Print Titles ปรากฎขึ้นในหน้า 2 แล้วก็มีเลขหน้าอยู่ที่ท้ายกระดาษเรียบร้อยแล้วครับ

เป็นอย่างไรกันบ้างครับสำหรับเทคนิคในโปรแกรม Microsoft Excel ที่ผมได้นำเสนอไปทุกคนสามารถลองไปฝึกแล้วก็ไปปรับใช้กันได้นะครับสำหรับใครถ้ามีเทคนิคเจ๋ง ๆ เพิ่มเติมสามารถ Comment กันได้เลยนะครับ


อ่านบทความอื่น ๆ
ติดตามเพจ Facebook