นำเสนองานแบบมือโปร โดยใช้คีย์ลัด PowerPoint

เพื่อน ๆ หลาย ๆ คนเมื่อถึงเวลาที่ต้องนำเสนอผลงานหนึ่งในโปรแกรมที่ทุกคนใช้ในการนำเสนอผลงานก็คือโปรแกรม PowerPoint วันนี้ผมมีเทคนิค การทำ PowerPoint ง่าย ๆ ที่จะให้งานนำเสนอของทุกคนดูดี และมีความมืออาชีพมากขึ้น

มาเริ่มที่ส่วนแรกกันเลยนะครับ นั่นก็คือ การจัดการกับสไลด์และวัตถุในโปรแกรม PowerPoint นั้นจะมี Themes หรือ Templates ในการเลือกใช้ได้ แต่ถ้าหากใครต้องการสร้าง Template ด้วยตนเอง สามารถทำได้โดยการไปที่มุมมอง แล้วกดต้นแบบสไลด์ หรือ Slide Master ครับ

Slide Master สามารถทำให้ทุกสไลด์มีลักษณะที่เหมือนกันได้ เช่นหากเราต้องการทำให้ Logo ปรากฎในทุกสไลด์ทำได้โดยกดที่สไลด์ที่ 1 ของ Slide Master จากนั้นแทรกรูปภาพ Logo ครับ

ทุกคนเห็นว่า Logo จะปรากฎขึ้น ในทุก ๆ Template ของ PowerPoint จากนั้นทำการวางตำแหน่งของ Logo ให้อยู่ในตำแหน่งที่เราต้องการ จากนั้นปิดมุมมองของ Slide Master ทุกคนก็จะเห็นได้ว่า Logo จะปรากฎขึ้นในทุก ๆ สไลด์แล้วครับ

ต่อไปนะครับ ก็คือการสร้างสไลด์ใหม่ หรือการเพิ่มสไลด์ ซึ่งทำได้หลายวิธีครับ เช่นการเลือกปุ่มสไลด์ใหม่ การกด Ctrl + Mหรือการคลิกที่สไลด์ แล้วกด Enter ครับ

ต่อไปนะครับ ก็คือการ Copy Paste วัตถุ สมมุติว่าผมต้องการสร้างตารางจากรูปร่างสี่เหลี่ยมวิธีการเดิมอาจทำได้ โดยการกด Ctrl + C และ Ctrl + V และนำสี่เหลี่ยมไปวางไว้ ซึ่งวิธีนี้จะเป็นวิธีที่ช้า และทำให้เราเสียเวลาในการทำงานครับ

Ctrl + D คือการ Copy Pattern ของวัตถุ ให้เรากดที่วัตถุจากนั้นกด Ctrl + D และนำวัตถุไปวางไว้ที่ตำแหน่งที่เราต้องการ

จากนั้นกด Ctrl + D อีกครั้ง Power Point จะจำได้ว่าเราจะวาง Pattern ของวัตถุ โดยให้อยู่ตำแหน่งเดิมครับ

เมื่อเราได้แถวแรกแล้ว ให้เราทำการลากคลุม จากนั้นกด Ctrl + D

และนำแถวใหม่มาไว้ข้างล่าง Power Point จะจำได้ว่าแถวที่เกิดขึ้นใหม่จะอยู่ด้านล่างของแถวก่อนหน้า กด Ctrl + D อีกครั้ง จนกว่าเราจะได้ตารางที่เราต้องการแบบนี้ครับ

เราจะเห็นได้ว่าตารางนั้นเกินจากขอบสไลด์ที่เราต้องการ เราต้องการย่อขนาดของตารางให้เล็กลงถ้าเราทำการลากคลุมและลดขนาดของช่องสี่เหลี่ยมลง

มันจะเป็นการลดทุก ๆ ช่องของรูปร่างทั้งหมดครับ ซึ่งไม่ใช่แบบที่เราต้องการ

เราจะให้ตัวช่วยก็คือกรุ๊ปซึ่งสามารถทำได้โดยกด Ctrl + G เราจะมองวัตถุนี้เป็นก้อนเดียวครับ

จากนั้นเราทำการย่อ โดยให้เรากด Shift ค้างไว้

เพื่อให้คงสัดส่วนของรูปร่างครับ เราจะเห็นได้ว่าตารางทั้งหมดถูกย่อ เมื่อย่อเสร็จแล้ว เราสามารถยกเลิกจัดกรุ๊ป โดยกด Ctrl + Shift + G

ต่อไปนะครับ ก็คือการเปลี่ยนฟอนต์ ในงานนำเสนอของผมนั้น หัวข้อกับเนื้อหา ฟอนต์ดูมีลักษณะใกล้เคียงกันเกินไป ผมต้องการเปลี่ยนหัวข้อ ให้มีความแตกต่างมากขึ้นครับ สามารถทำได้โดยการกด Replace แทนที่ และแทนที่ฟอนต์ หรือReplace Fonts นะครับ

จากนั้นเลือกฟอนต์ที่เป็นหัวข้อ และเลือกฟอนต์ที่เราต้องการจะแทนที่ครับ และจากนั้นกดแทนที่

จะเห็นได้ว่าทุก ๆ สไลด์หัวข้อ จะทำการเปลี่ยนเป็นฟอนต์ที่เราเลือกแล้วครับ

ต่อไปนะครับ เป็น Function ใหม่ที่เกิดขึ้นใน Power Point สำหรับ Office 365 นะครับ เมื่อเราออกแบบ PowerPoint แล้วบางสไลด์เราไม่มีดีไซน์ หรือไม่มีไอเดียการออกแบบ ใน PowerPoint Offiice 365 นั้น มี Function ที่จะช่วยในการออกแบบก็คือ Function ดีไซน์ไอเดียครับ อย่างเช่นผมต้องการออกแบบสไลด์นี้ สามารถไปกดได้ที่ออกแบบ จากนั้นกด Design Idaes หรือแนวคิดการออกแบบ

PowerPoint จะนำเสนอการออกแบบสไลด์ ทุกคนสามารถเลือกแบบที่ต้องการได้เลย

ต่อไป ก็คือการสร้างความน่าสนใจให้กับงานนำเสนอของเรา ในฟีเจอร์ใหม่ PowerPoint นั้น มีฟีเจอร์ที่ชื่อว่า 3D Models ที่ช่วยแทรกรูปร่างของ 3D ที่ทำให้งาน PowerPoint ของเรา มีมิติมากขึ้นครับ สามารถแทรกได้โดยการกด Insert 3D Models ค้นหา 3D ที่เราต้องการได้เลยครับ

กดเลือก 3D กดแทรก เราสามารถปรับขนาดของ 3D ตามที่เราต้องการได้เลยและเราสามารถปรับมุมมองของวัตถุที่เป็น 3D ได้เลยครับ

อีกฟีเจอร์หนึ่งที่ทำให้งานนำเสนอดูมีความน่าสนใจมากขึ้น นั่นคือฟีเจอร์ Morph

Morph เป็นหนึ่งใน Transitions ที่ทำให้เคลื่อนจากสไลด์หนึ่ง ไปอีกสไลด์หนึ่ง มีความลื่นไหลมากขึ้น ซึ่งวิธีการทำ Morph สามารถทำได้โดย

ก่อนอื่นเราต้องมีสไลด์ก่อนหน้า ซึ่งมีวัตถุที่เราต้องการให้ปรากฎ ในสไลด์ถัดไปครับ จากนั้นกด Ctrl + C และเลือกสไลด์ถัดไป และกด Ctrl + V ให้วัตถุมาอยู่อีกสไลด์หนึ่ง

จากนั้นเราเลื่อนวัตถุ ไปอยู่ในตำแหน่งที่เราต้องการ ปรับมุมมองหรือลดขนาดครับ

จากนั้นให้ไปที่การเปลี่ยน หรือ Transitions กด Morph ครับ เราจะเห็นได้ว่าวัตถุ มีความเคลื่อนไหวที่ลื่นไหลมากขึ้น

ส่วนสุดท้าย ก็คือการนำเสนอผลงานนะครับ เราสามารถเริ่มการนำเสนอผลงาน ในสไลด์แรกได้ โดยการกด F5 หรือหากเรา ต้องการเริ่มการนำเสนอ ในสไลด์ที่เราคลิกอยู่ สามารถทำได้โดยการกด Shift + F5 ระหว่างการนำเสนอ หากเราต้องการหยุดสไลด์ ให้เป็นสไลด์สีดำ เราสมารถทำได้โดยการกดตัว B หรือเราต้องการหยุดสไลด์ให้เป็นสไลด์สีขาว สามารถทำได้โดยการกดตัว W สำหรับ Function การเปลี่ยนหน้าจอ เป็นสีขาวหรือสีดำ จะใช้ในกรณีที่เราอยากให้ผู้ฟัง สนใจตัวเราซึ่งเป็นผู้พูด มากกว่าข้อความบนสไลด์ ในการสร้างงาน Presentation ที่ดีนั้น

นอกจากการใช้ฟีเจอร์ต่าง ๆ ของ PowerPoint ที่ทำให้รูปแบบของการนำเสนอสวยงามแล้ว เราควรจะออกแบบ ให้มีตัวหนังสือในสไลด์ไม่มากเกินไป และรูปภาพในสไลด์มีความเกี่ยวข้องกับเนื้อหา อย่างเหมาะสมครับ และสิ่งสำคัญของการนำเสนอ ก็คือการฝึกซ้อม การฝึกฝน โดยการลดการอ่านสไลด์ ฝึกจำเนื้อหาอย่างเข้าใจ และพูดอย่างเป็นธรรมชาติ เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้ชมให้ได้ครับ


อ่านบทความอื่น ๆ
ติดตามเพจ Facebook